文：王智遠(yuǎn) | ID:Z201440

前幾天，我錄制一個(gè)視頻。

視頻里，我展示如何使用Kimi Chat等人工智能工具來制作PPT。發(fā)布后，一些朋友嘗試工具，并給出了反饋。

他們中有些人覺得工具不好用，認(rèn)為生成效果呆板。

我心想，人工智能已經(jīng)能夠一鍵生成包含幾十頁文本的PPT，并且還提供多種版面和自定義顏色的選擇。難道這樣還不夠方便嗎？

經(jīng)過一番調(diào)研，我發(fā)現(xiàn)，他們真正的期待是：

只要給出一個(gè)工作場景的主題，AI就能一鍵生成完整的文本和演示稿，他們還希望AI能夠理解提供的文案和視覺要求。

回顧思考之后，我意識(shí)到，大家對(duì)于AI制作PPT認(rèn)知存在一些偏差。哪些偏差呢？

01

第一點(diǎn)，AI創(chuàng)意能力很強(qiáng)，它能從文本生成、排版布局到調(diào)性設(shè)計(jì)；但是，人們希望AI像人一樣，擁有超越自我的理解能力，這不太現(xiàn)實(shí)。

比如：

領(lǐng)導(dǎo)讓我根據(jù)客戶需求設(shè)計(jì)PPT。AI雖然能提供多種設(shè)計(jì)方案，但它的創(chuàng)意是基于算法、已有數(shù)據(jù)完成的，它無法真正理解一個(gè)人的需求。

如果你不給AI品牌故事，它就不理解背景是什么。AI也無法像設(shè)計(jì)師那樣，從品牌歷史、文化、價(jià)值觀中找到靈感；所以，AI創(chuàng)造力需要經(jīng)過訓(xùn)練，或者說，先給它資料讓它學(xué)習(xí)后再提取。

第二點(diǎn)，復(fù)雜任務(wù)的處理。

用一口吃個(gè)胖子來形容初級(jí)使用AI的人，很合適。一個(gè)人做PPT要經(jīng)過很多步驟：結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、文案提取、主題風(fēng)格定調(diào)、排版布局，最后完成所有。

這每一個(gè)環(huán)節(jié)都要時(shí)間。我們總想著AI能一下搞定，這種想法不現(xiàn)實(shí)；AI也要你給它投喂數(shù)據(jù)，它每接到一個(gè)任務(wù)，就像初學(xué)者學(xué)自行車一樣，多試幾次，才會(huì)熟練。

第三點(diǎn)，AI對(duì)細(xì)節(jié)把控不精準(zhǔn)。當(dāng)我聽到這個(gè)問題時(shí)，差點(diǎn)哭暈在廁所。換個(gè)角度想想：為什么AI在細(xì)節(jié)上把控不精準(zhǔn)呢？

AI學(xué)習(xí)模式有三種：監(jiān)督學(xué)習(xí)（Supervised Learning）、無監(jiān)督學(xué)習(xí)（Unsupervised Learning）和強(qiáng)化學(xué)習(xí)（Reinforcement Learning）。

這就像我們學(xué)習(xí)一樣。監(jiān)督學(xué)習(xí)是老師指導(dǎo)學(xué)生，通過大量練習(xí)和反饋，幫助學(xué)生找到正確答案。

無監(jiān)督學(xué)習(xí)是自己探索，通過觀察和分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的規(guī)律。強(qiáng)化學(xué)習(xí)是從實(shí)踐中來，到實(shí)踐中去，看看哪些能帶來好的結(jié)果。

如果你沒有監(jiān)督AI，或者沒有給它足夠的數(shù)據(jù)，就別談它把控不準(zhǔn)確了。它能做出來就不錯(cuò)了；還有諸多有趣的問題，我不一一列舉。

你知道嗎，幻燈片已經(jīng)有40年的歷史了。

自從1984年P(guān)PT被發(fā)明以來，無論是打工人、學(xué)生、家長、公務(wù)員、企業(yè)家還是科學(xué)家，大家都得熬夜做PPT，總是在截止日期前趕工，可以說，全社會(huì)都受夠了PPT的苦。

就連PPT發(fā)明者羅伯特·加斯金斯（Robert Gaskins）也自嘲說：確實(shí)有很多人在PPT上浪費(fèi)時(shí)間，就像在其他事情上浪費(fèi)時(shí)間一樣。

但大家好像忘了，PPT最初是為了讓我們擺脫枯燥的文檔，讓信息展示更生動(dòng)、更互動(dòng)而誕生的?，F(xiàn)在有了AI的幫助，這一點(diǎn)更是得到了加強(qiáng)。

02‍

那么，曾經(jīng)屠龍勇士是怎么變成惡龍的？AI又是如何治療PPT耗時(shí)、難制作的問題？要回答這一切，得先從PPT的制作過程說起。

通常，PPT制作分為5個(gè)環(huán)節(jié)：

1）確認(rèn)主題、目標(biāo)受眾和演示目的

2）編寫PPT的大綱和內(nèi)容結(jié)構(gòu)以及每頁細(xì)節(jié)

3）制作PPT

4）美化和調(diào)整PPT

5）交付，演講

目前，AI不能取代第1步和第5步，但第2步到第4步，AI可以幫忙完成。

在開始講這五個(gè)步驟之前，提醒一下：接到做PPT的任務(wù)時(shí)，不要急著動(dòng)手。正確的做法是，按照流程，一步一步來。不然，最終要在2-4之間反復(fù)橫跳，這是所謂的卡點(diǎn)部分。

確定PPT的主題、目標(biāo)觀眾和演示目的，其實(shí)并不難。

簡單來說，就是要知道：誰來看？他們想看到什么？你又想展示什么？只要把這三個(gè)問題弄明白，PPT的內(nèi)容就有了大概的方向。

舉個(gè)例子：

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你說：小王，你去給客戶介紹一下AI客服產(chǎn)品。在這種情況下，我們可以首先在Word文檔上梳理一下：

目的：介紹產(chǎn)品

受眾：潛在的客戶

背景：客戶是一家電商公司

訴求：客戶對(duì)AI客服感到好奇

關(guān)注點(diǎn)：AI如何降本增效

這樣一來，思路就清晰了。那么，接下來，就可以開始寫主題。

比如：AI智能客服如何助力電商降本增效。如果不會(huì)寫，就做填空題，把上述填好給AI，告訴它：你是一名PPT大師，現(xiàn)在要為我的訴求，做PPT主題的提煉。

當(dāng)它給出答案，你再修正。這樣，第一頁就搞定了。

制作PPT大綱和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，也不復(fù)雜，而且，這個(gè)過程比寫文案要簡單多了。

為什么呢？因?yàn)镻PT結(jié)構(gòu)像魚骨架一樣，是列出一個(gè)框架，不用逐字逐句地寫出來，只要確定每個(gè)部分的主要點(diǎn)，圍繞這些點(diǎn)來展開內(nèi)容就行。

所以，PPT結(jié)構(gòu)本質(zhì)上是用簡潔的子彈點(diǎn)來概述觀點(diǎn)，再用圖表和圖片來輔助說明，就這么簡單。

讓我們想象一下，一個(gè)魚骨是什么樣子？

是不是先有一個(gè)主題作為脊柱，然后，接下來有背景介紹（客戶訴求介紹）、公司介紹、產(chǎn)品介紹、解決方案、客戶見證，最后是結(jié)尾？這六個(gè)部分，就構(gòu)成魚骨的中間部分。

客戶訴求之所以放前面，是因?yàn)檠葜v時(shí)，沒有人喜歡上來就聽一個(gè)人講一堆關(guān)于你們產(chǎn)品的東西。

美國哈佛大學(xué)教授凱斯·桑斯坦（Cass R. Sunstein）說過一句話，意思是：用戶只關(guān)注和他們有關(guān)的信息。

03‍

問題來了：怎么讓AI幫忙做PPT第二部分？這部分包括客戶的需求、公司的介紹、產(chǎn)品的特點(diǎn)、我們提供的解決方案，還有客戶的好評(píng)。

具體來說，當(dāng)談到第二部分，其實(shí)在說兩件事：

第一，手頭有一些基本的資料，資料不全，需要整理一下后放到PPT里，讓它們看起來有個(gè)清晰的結(jié)構(gòu)；第二，什么都沒有，要從頭開始，一步步地寫和提煉出內(nèi)容。

先說第一方面，我的常規(guī)做法是，讓它分步驟學(xué)習(xí)。

比如說：

我會(huì)用Kimi打開一個(gè)新的聊天窗口，上傳一些關(guān)于公司介紹的PDF、Word文檔和PPT文件。上傳完，我會(huì)告訴AI：

你是一位PPT大師，先學(xué)習(xí)這些資料。學(xué)習(xí)完，我要你幫我提煉出公司介紹部分，用在新的PPT里。大概要3頁內(nèi)容，最好把框架和內(nèi)容都準(zhǔn)備好給我。

這樣，AI就可以開始工作了。為了方便，我會(huì)把AI提供的內(nèi)容先復(fù)制出來，放在一個(gè)協(xié)同文檔里。我們不用急著確定每個(gè)部分，因?yàn)檫€在梳理整個(gè)結(jié)構(gòu)。

另外，如果你要數(shù)據(jù)，AI也能幫忙。它可以幫你制作表格、進(jìn)行網(wǎng)上查詢、分析財(cái)報(bào)，或者引用信息等等。這些都沒問題。

對(duì)于，數(shù)據(jù)表達(dá)是門藝術(shù)。對(duì)于展示者來說，它是一種技能；對(duì)于觀眾來說，它是一種警覺。

想想看：如果一個(gè)手機(jī)性能的市場調(diào)查顯示性能提高了30%，但并不意味著每個(gè)方面都提高了30%。實(shí)際上，這可能意味著：

• 有些功能變快了‍

• 有些功能變慢了‍

• 還有些功能根本沒變化‍

所以，做數(shù)據(jù)時(shí)最好挖掘下，具體到30%在哪方面。

再聊聊第二種情況：手頭沒有資料，該怎么做PPT呢？我的做法是這樣的：去搜。實(shí)際上，每頁P(yáng)PT的標(biāo)題都應(yīng)該是一個(gè)小結(jié)論。我要針對(duì)每個(gè)標(biāo)題，把結(jié)論展開來說明。

比如：

用「市場數(shù)據(jù)」「客戶情況」來支撐我的觀點(diǎn)。這些信息，通常在網(wǎng)上或者公司里都能找到。真正厲害的人會(huì)直接給出結(jié)論。

以「解決方案」為例：

你可以直接寫上：電商圈里70%的頭部客戶都在使用我們的產(chǎn)品。如果對(duì)方有時(shí)間，他們會(huì)看看詳細(xì)的表格、圖表。如果時(shí)間緊迫，至少能記住這個(gè)結(jié)論，這樣一來，信息傳達(dá)得既快速又有效。

其他頁面的做法也一樣，至于到底哪頁要用數(shù)據(jù)、哪頁要用圖表，可以根據(jù)實(shí)際情況定。整個(gè)邏輯下來，PPT框架、細(xì)節(jié)都有了。

該怎么用AI做PPT呢？現(xiàn)在，市面有很多AI可以幫助我們做PPT，使用方法大致相同：

一，確定一個(gè)主題和大綱。通過之前的討論，我們已經(jīng)知道了主題和大綱是什么；如果你還沒有自己的大綱，可以把整理好的文檔給AI，讓它幫你生成一個(gè)。

二，在AI-PPT軟件中，選擇一個(gè)模板。有的軟件允許你上傳公司的logo，選擇你喜歡的顏色。

三，一鍵生成。很快，幾乎是一秒鐘一張，整個(gè)PPT就完成了；想想看，如果是以前，光是新建一個(gè)空白的PPT，可能都要花上好幾分鐘。

你會(huì)發(fā)現(xiàn)，一開始就把大綱和內(nèi)容確定好，之后微調(diào)會(huì)變得非常簡單；即使有些素材不喜歡，或者文案要修改，這些調(diào)整也都不難處理，更何況，現(xiàn)在AI PPT工具還能對(duì)文案提出建議。

換句話說，如果覺得某段文字寫得不夠好，又不確定怎么改，可以直接告訴PPT你的想法。

比如：你希望這段文字更加吸引人，或者更簡潔明了。AI會(huì)根據(jù)你的要求，幫你改寫這段文案；這樣，制作PPT的過程就變得更輕松和高效了。

那么，用AI做PPT時(shí)，應(yīng)該選哪種字體呢？

很多PPT的書籍都推薦使用思源黑體，這種字體在演示時(shí)看起來效果很好，因?yàn)樗淖中瘟Ⅲw，容易辨認(rèn)。

如果PPT不是用來講的，而是要打印出來給領(lǐng)導(dǎo)看，可以用楷體。很多咨詢公司做PPT時(shí)就喜歡用楷體，它看起來既優(yōu)雅，又容易閱讀。

所以，用AI做PPT輕松好多，你覺的難，難在工作流上。

04‍

這里還有一些額外心得分享給你：如果PPT內(nèi)容超過15頁，要加一個(gè)摘要頁。

記住，聽眾通常沒有時(shí)間仔細(xì)看你寫的每一個(gè)字，所以我們的任務(wù)是提煉和總結(jié)，讓對(duì)方能迅速抓住重點(diǎn)。

如果PPT內(nèi)容25頁以上，要建立一個(gè)導(dǎo)航系統(tǒng)。什么是導(dǎo)航系統(tǒng)？

簡單講，先給觀眾一個(gè)概覽，告訴他們，PPT里有哪幾部分，每部分要講什么？不然，到了中間，聽著容易云里霧里。

我們得注意，PPT是給別人看的，所以炫酷還是簡單，要看受眾是誰。

比如說：

對(duì)于大佬們，他們時(shí)間很寶貴，不會(huì)在意PPT做得好不好看；我參加過一個(gè)大會(huì)，有個(gè)老板上臺(tái)演講，他的PPT只有20頁，每頁都很簡單，只有結(jié)論和支持結(jié)論的數(shù)據(jù)，但大家都記得很清楚。

當(dāng)然，也有老板比較重視UI，他們認(rèn)為拿出去是面子，這就另當(dāng)別論了。

對(duì)于年輕人群體，PPT炫酷、美觀權(quán)重會(huì)大一些，因?yàn)?，演講時(shí)即便表現(xiàn)不好，別人也會(huì)因?yàn)閹讉€(gè)畫面記住你。

PPT最后不要總放一個(gè)thanks，你可以試試把整個(gè)PPT的每段結(jié)論放進(jìn)去，幫大家復(fù)習(xí)一下，這樣會(huì)加深記憶，尤其是一些你認(rèn)為重要的觀點(diǎn)。

還有，到底要不要準(zhǔn)備逐字稿呢？最好準(zhǔn)備一份。

特別是當(dāng)你要去一個(gè)不熟悉的地方做匯報(bào)時(shí)，我們很容易高估自己的記憶力和應(yīng)變能力。

記得有一次，我參加了一個(gè)沙龍，有位朋友準(zhǔn)備了PPT，一開始人不多，后來人越來越多，他就開始緊張了，最后甚至緊張到說話都結(jié)結(jié)巴巴。

有些大佬演講都要準(zhǔn)備逐字稿，更何況我們？逐字稿是一種潛在的安全感，寫逐字稿本身也是一種排練，相信我，這樣做會(huì)讓你更有信心。

值得一提的是，如果要把PPT發(fā)給別人，最好導(dǎo)出一個(gè)PDF壓縮版；這樣做的好處，不管在電腦上看，還是通過微信分享，文件格式、排版都能保持原樣。

有時(shí)，因?yàn)閷?duì)方軟件的不兼容，直接發(fā)送PPT文件會(huì)排版錯(cuò)亂、格式丟失，不僅影響信息傳達(dá)，還給人留下不專業(yè)的印象。

以上15個(gè)小要點(diǎn)，再用關(guān)鍵詞重復(fù)下。三個(gè)認(rèn)知：AI創(chuàng)意能力很強(qiáng)，AI能處理復(fù)雜任務(wù)，AI對(duì)細(xì)節(jié)把控也不錯(cuò)，但都要靠你來培養(yǎng)。

PPT的制作：明確主題，回答他們想看到什么？你又想展示什么？；結(jié)構(gòu)像魚骨一樣，要清晰；細(xì)節(jié)用現(xiàn)有資料，或者上網(wǎng)搜；每一頁P(yáng)PT都應(yīng)該是一個(gè)清晰的結(jié)論，并用數(shù)據(jù)、證據(jù)來支持。

用AI來幫忙：讓AI根據(jù)已有的內(nèi)容生成大綱，然后制作成PPT；視覺簡要還是炫酷，取決于對(duì)方；PPT內(nèi)容過多，最好建立一套導(dǎo)航；最后不要總放一個(gè)thanks；文字用思源黑體或楷體。

別忘了，為了演講更流暢，最好準(zhǔn)備一個(gè)逐字稿；給別人發(fā)送PPT時(shí)，用PDF格式，這樣不管在哪里打開，格式都不會(huì)亂。

總結(jié)

做PPT，是細(xì)心工作。

你無法完全復(fù)制一切，剩下實(shí)操部分，就要刻意練習(xí)；畢竟每一個(gè)人都有一套自己與AI協(xié)同的方法。

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