四招用AI做好表格工作

藍(lán)海情報(bào)網(wǎng) 2024-04-28 21:50:41 970

四招用AI做好表格工作

文：王智遠(yuǎn)

好吧，你說(shuō)的對(duì)。

過(guò)去，掌握一個(gè)技能可以在公司立足?，F(xiàn)在情況大有不同，不僅要精通技能，還要高效完成工作。

比如：

制作項(xiàng)目結(jié)案PPT時(shí)，如果別人要一天才能完成，你卻1小時(shí)搞定。那么，你的效率無(wú)疑為公司節(jié)省大量時(shí)間成本，這必然也是個(gè)人無(wú)形競(jìng)爭(zhēng)力之一。

技術(shù)是生產(chǎn)力，掌握技術(shù)的能力，是高級(jí)生產(chǎn)力。

昨天，我遇到一個(gè)問(wèn)題：

一個(gè)朋友說(shuō)，節(jié)后回來(lái)，面對(duì)一大堆運(yùn)營(yíng)表格，公式忘得差不多，領(lǐng)導(dǎo)讓拉一下數(shù)據(jù)，明天開會(huì)用，突然有點(diǎn)焦頭爛額。

怎么辦呢？別著急，我想把常用的一套AI處理表格的方法分享給你，希望減少工作焦慮。

講過(guò)故事：

年前，去了一家合作乙方公司開會(huì)。會(huì)議結(jié)束，項(xiàng)目經(jīng)理給下面的一個(gè)伙伴說(shuō)：小王，我們需要給一個(gè)客戶做小紅書的月度投放規(guī)劃，你弄一個(gè)表格出來(lái)。

小王回到工位，苦思冥想，然后，在一些行業(yè)群里喊，朋友們，你們誰(shuí)有媒介投放表啊，給我參考下，找半天，發(fā)現(xiàn)一大堆表格沒有一個(gè)和當(dāng)前項(xiàng)目兼并的。

怎么辦？

工作先改變思維方式。不妨從簡(jiǎn)單制作表格開始。當(dāng)我們討論AI處理表格時(shí)，可以從兩個(gè)維度考慮：

其一，集成表格自帶AI系統(tǒng)‍

這種情況下，只要提出問(wèn)題，系統(tǒng)幫你執(zhí)行某個(gè)動(dòng)作；比如：你說(shuō)，幫我生成樹狀圖，AI系統(tǒng)直接能夠完成。

不過(guò)，國(guó)內(nèi)除WPS可以建立智能表格以外，我還沒有看到其他軟件支持這種即時(shí)互動(dòng)。

大多數(shù)情況下，你要把表格上傳到各類網(wǎng)站上，然后進(jìn)行提問(wèn)，這種方法也能夠滿足基本需求，但相比之下就顯得不那么方便。

國(guó)內(nèi)像：酷表Chat Excel、智譜AI的ChatGLM、科大訊飛的星火、百度的文心一言、字節(jié)跳動(dòng)的豆包，基本都可以滿足基礎(chǔ)表格的操作。

第二個(gè)維度是重頭戲‍‍

涉及到「如何提問(wèn)」的問(wèn)題。文科思維和理科思維不一樣，所以，處理表格時(shí)，你可能要掌握如何制作表頭、如何進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、如何進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、以及怎么運(yùn)用公式等幾個(gè)方面。

思考一下，讓AI制作一個(gè)表頭包括哪幾個(gè)維度呢？

以上述（月度投放規(guī)劃）為例，一個(gè)投放規(guī)劃應(yīng)該包含以下幾個(gè)關(guān)鍵信息：月度計(jì)劃、投放渠道、關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)、達(dá)人選擇、達(dá)人類型、達(dá)人傳播要求的具體細(xì)節(jié)，以及其他注意事項(xiàng)。

這些維度，是我根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的。但是，但對(duì)于那些沒有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)說(shuō)，可能會(huì)覺得無(wú)從下手。這時(shí)，就可以將任務(wù)交給AI來(lái)處理。

你只需對(duì)AI說(shuō)：

我需要制作一個(gè)關(guān)于達(dá)人投放的表格，可能包括時(shí)間、達(dá)人選擇、注意事項(xiàng)等維度，我考慮的不夠全面，請(qǐng)你幫我補(bǔ)充。

這樣，AI就會(huì)根據(jù)你的原始點(diǎn)子，進(jìn)行擴(kuò)充；你的表頭完善度會(huì)得到進(jìn)一步提升。

因此，做表頭之前，有兩個(gè)步驟：提煉要做表格的主要訴求信息；有了基礎(chǔ)信息，讓AI幫你完善信息。

其他行業(yè)同理，目前關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)度類、我一般用飛書文檔、notion、釘釘搞定，里面一些基礎(chǔ)模板都有，完全不同自己在費(fèi)腦子的想。

以下以Chat GPT為例：

可以看到，它包投放預(yù)算、目標(biāo)受眾、關(guān)鍵指標(biāo)、合作條款、后續(xù)跟進(jìn)與評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)管理全部羅列了出來(lái)。拿到這些信息后，你可以說(shuō)，基于這些信息，幫我把表頭制作出來(lái)，以Excel形式。

這里有兩點(diǎn)要注意：

首先，AI回答有時(shí)可能不夠連貫。因此，重要的是將所有信息整理出來(lái)，然后，再次向AI進(jìn)行詳細(xì)的詢問(wèn)。這樣做可以幫助您獲得更準(zhǔn)確和全面的信息。

其次，當(dāng)你需要AI生成表格時(shí)，應(yīng)該明確指出所需具體格式。這包括標(biāo)準(zhǔn)Excel格式、Python格式、樹狀結(jié)構(gòu)、交叉表格、帶有過(guò)濾器和排序功能的表格、圖表結(jié)合的表格、包含公式計(jì)算的表格，甚至是定制顏色和樣式的表格等。

以我個(gè)人經(jīng)驗(yàn)為例，我會(huì)用到標(biāo)準(zhǔn)的Excel表格、帶排序功能和定制顏色的表格。在向AI提供指令時(shí)，會(huì)相對(duì)明確地指出這些需求。

有時(shí)候，你可能想不到公式或某些功能，也無(wú)所謂，后續(xù)都可以進(jìn)行添加。有了信息，可以要求它把表頭制作出來(lái)了。

像豆包、文心一言、以及Kimi Chat，一般不會(huì)直接給出Excel，它會(huì)用markdown給出，markdown算是一種輕量級(jí)標(biāo)記語(yǔ)言，主要是由行（rows）和列（columns）組成。使用豎線 | 來(lái)分隔不同的列。

02‍

那么，用它怎么轉(zhuǎn)化成表格呢？

第一種：一些自帶Markdown編輯器的軟件支持，比如阿里語(yǔ)雀，把它拷貝到里面，你直接可以導(dǎo)出為Excel文件。

第二種：手動(dòng)將Markdown表格復(fù)制到Excel中，Excel能夠識(shí)別并正確格式化Markdown表格。要么就是，使用在線工具、腳本來(lái)實(shí)現(xiàn)Markdown到Excel轉(zhuǎn)換。這些工具通常允許您粘貼Markdown代碼，并導(dǎo)出為.xlsx或.csv文件。

也不是太復(fù)雜，刻意練習(xí)一下就能完成。這是我對(duì)表頭信息管理、和導(dǎo)出的基礎(chǔ)方法。還有兩類進(jìn)階的，叫提煉法和融合法。

什么是提煉法呢？

舉個(gè)例子，假設(shè)同事給你一個(gè)執(zhí)行表格，你發(fā)現(xiàn)表頭設(shè)計(jì)得非常好，想要借鑒它。但問(wèn)題是，表格中包含了一些不需要的數(shù)據(jù)和其他不相關(guān)的單元。

這時(shí)，如果手動(dòng)刪，會(huì)發(fā)現(xiàn)特別麻煩，要么，里面還設(shè)定了一些公式，一不小心整個(gè)格式就亂了；這時(shí)，我一般會(huì)把它交給AI處理。

只要告訴AI：

請(qǐng)你幫我過(guò)濾并提取表格的表頭，我不需要其中數(shù)據(jù)部分和某些公式。通過(guò)這種指令，AI就能幫你篩選出所需的表頭信息，并過(guò)濾的不必要的內(nèi)容。

融合法有兩個(gè)步驟：

一，我可能有幾個(gè)不同的表格，每個(gè)表格都包含有價(jià)值的數(shù)據(jù)和信息，但它們都不完整，或者格式各異。那，可以把這些信息源提煉出來(lái)，給到AI，讓它幫我自動(dòng)整理出一個(gè)高度相似的表格。

給的過(guò)程中，提示它，你要用什么表頭，表頭包括哪些關(guān)鍵信息。這樣，AI可以幫助我識(shí)別和整合關(guān)鍵數(shù)據(jù)，還能解決數(shù)據(jù)沖突，不一致導(dǎo)致的問(wèn)題。

二是，我看到兩個(gè)不同的表頭都有我想要的東西，但也有不要的。這時(shí)，我可能需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的。我會(huì)考慮，哪些元素是兩個(gè)共有的，哪些是互補(bǔ)的，然后把它給到AI，讓AI幫我合并它們。

不過(guò)，這里的難處是，要思考清楚哪些有用，需要增加哪些，以保證新表格的清晰完整。我輔助甲方做月度規(guī)劃、新媒體運(yùn)營(yíng)計(jì)劃、還有投放類表格時(shí)，兩種辦法挺受用，你可以拿來(lái)參考。

03‍

當(dāng)然，不能光做表頭，有時(shí)還要做數(shù)據(jù)分析。

要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，得有數(shù)據(jù)。就像在烹飪時(shí)必須要有食材一樣。這些食材就相當(dāng)于要導(dǎo)入Excel中的外部數(shù)據(jù)。

Excel中，可以從各種來(lái)源獲取外部數(shù)據(jù)，例如文本文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、Web頁(yè)面等。就好比可以從不同的菜場(chǎng)、超市中獲取不同的食材。

我們可以與AI對(duì)話，讓AI提供數(shù)據(jù)；還可以通過(guò)搜索引擎、文本分析和API集成與各種數(shù)據(jù)源交互，以快速獲得準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的外部數(shù)據(jù)。

如何從文本文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)為例，一共有兩個(gè)方法：

其一：

打開Excel：?jiǎn)?dòng)Excel程序并打開一個(gè)新的工作簿，或者打開一個(gè)已有的工作簿。

選擇導(dǎo)入數(shù)據(jù)：在Excel的數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡中，點(diǎn)擊從文本/CSV按鈕；瀏覽文件位置，選擇您的TXT文件，點(diǎn)擊導(dǎo)入。

設(shè)置導(dǎo)入選項(xiàng)：Excel將打開一個(gè)導(dǎo)入向?qū)Т翱?。在這里，您可以設(shè)置文本文件的編碼方式、以及分隔符（如逗號(hào)、制表符等）。選擇適當(dāng)?shù)姆指舴梢源_保文本文件正確地分列。

預(yù)覽和加載數(shù)據(jù)：預(yù)覽窗口會(huì)顯示數(shù)據(jù)的導(dǎo)入效果。如果滿意，點(diǎn)擊加載。還可以選擇變換數(shù)據(jù)進(jìn)入Power Query編輯器進(jìn)行更復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理。

其二，直接打開TXT文件。

在Excel中，直接通過(guò)文件 -> 打開找到并選擇TXT文件，Excel會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)文本導(dǎo)入向?qū)А?/p>

然后，遵循向?qū)е甘荆哼x擇適當(dāng)?shù)姆指舴?，如制表符、逗?hào)或空格；設(shè)置文本列的數(shù)據(jù)格式（如文本、日期或常規(guī)）。

完成導(dǎo)入，完成設(shè)置后，點(diǎn)擊完成，數(shù)據(jù)就會(huì)被導(dǎo)入到新的工作表中。

這兩個(gè)相對(duì)來(lái)說(shuō)，都是經(jīng)常用的。對(duì)于財(cái)務(wù)人員、運(yùn)營(yíng)人員并不陌生，不過(guò)，一些市場(chǎng)營(yíng)銷或運(yùn)營(yíng)小白，要學(xué)習(xí)一下，我認(rèn)為操作一遍就會(huì)了。

當(dāng)然，現(xiàn)在WPS和Excel相對(duì)比較成熟，你下載下來(lái)的數(shù)據(jù)，直接拖拽到Excel里面，也能自動(dòng)觸發(fā)。

還有一種是外部的數(shù)據(jù)。

外部分兩種：第一種通過(guò)提問(wèn)尋找。比如：請(qǐng)給我出瑞幸咖啡2023年第三季度財(cái)報(bào)、包括類別、額度、增長(zhǎng)率，以表格形式輸出。

我經(jīng)常利用KIMI Chat，它會(huì)生成Markdown，直接復(fù)制就行。其他AI軟件應(yīng)該也還可以實(shí)現(xiàn)，不要你要甄別一下，它的參考出處，因?yàn)橛械膩?lái)自三方媒體的解讀，可能不準(zhǔn)確。

四招用AI做好表格工作

第二種是文本數(shù)據(jù)。

例如：

我有一篇關(guān)于2023年三季度消費(fèi)洞察的文本，內(nèi)容比較長(zhǎng)，每次分段輸入部分內(nèi)容后，不希望AI直接反饋，我就會(huì)說(shuō)：我給你一段文本數(shù)據(jù)內(nèi)容，你只需要閱讀記住，不需要反饋。全部給它后，在向它提問(wèn)。

舉個(gè)例子：如果我想了解2023年的消費(fèi)增長(zhǎng)情況，AI就可以基于提供的數(shù)據(jù)，給我生成一張表格。

如果我拿到一個(gè)PDF、或者world形式，就簡(jiǎn)單了，直接上傳給它，然后，讓它幫助讀取后，提煉出來(lái)相關(guān)內(nèi)容。

另外，AI還可以針對(duì)性的幫我找數(shù)據(jù)，比如，我如果說(shuō)：要從研究院、國(guó)家公開的數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)獲取的某某數(shù)據(jù)，AI就會(huì)專門從這些指定平臺(tái)中檢索數(shù)據(jù)?；蛘?，我也可以直接提供相關(guān)鏈接給AI，它同樣能從中提取所需信息。

所以，數(shù)據(jù)處理有自導(dǎo)入、官方查找、文本數(shù)據(jù)三種。

04‍‍

當(dāng)將外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel后，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，確保質(zhì)量和可用性。數(shù)據(jù)清理，主要有三個(gè)方面：

處理缺失值：

指數(shù)據(jù)集中存在的空白、未填寫部分。缺失值會(huì)影響數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確性，因此要通過(guò)各種方法來(lái)處理，比如刪除缺失值，或者用其他值填充。

去除重復(fù)值：

數(shù)據(jù)集中可能會(huì)存在重復(fù)的記錄，這是因?yàn)閿?shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)合并過(guò)程中產(chǎn)生的。重復(fù)記錄會(huì)扭曲數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，所以必須予以去除。

調(diào)整數(shù)據(jù)格式：

不同的數(shù)據(jù)源會(huì)以不同的格式提供數(shù)據(jù)。例如，日期和時(shí)間可能有多種表示方法，數(shù)字可能是文本格式或數(shù)字格式。為了確保數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確性，需要將所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一到適當(dāng)?shù)母袷健?/p>

例如，在下面這個(gè)表格中，年齡和收入列中的NaN值表示缺失的數(shù)據(jù)，而性別列中也出現(xiàn)了缺失值。這樣的情況在數(shù)據(jù)分析中非常常見。

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