還記得剛?cè)胄型赓Q(mào)的時(shí)候，我曾用最簡(jiǎn)單粗暴的方式回復(fù)客戶：直接粘貼報(bào)價(jià)表，再隨手打一行"FOB USD XX/PCS"，完事收工。

當(dāng)時(shí)還覺(jué)得自己效率高，直到一次報(bào)價(jià)發(fā)出后，客戶沉默了近兩個(gè)月再聯(lián)系，說(shuō)要下單。我一看報(bào)價(jià)傻了——原材料漲了10%，海運(yùn)費(fèi)翻倍，我卻沒(méi)有注明有效期，價(jià)格已不成立，改又改不了，只能重新報(bào)價(jià)，生生把客戶勸退了。

從那次之后，我開(kāi)始記錄自己的錯(cuò)誤，慢慢形成了一套屬于自己的外貿(mào)SOP。今天想分享給你，從報(bào)價(jià)、寄樣、合同到出貨，希望你少走我走過(guò)的彎路。

一、報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)

外貿(mào)報(bào)價(jià)，其實(shí)就是一次"試合作"的測(cè)試題，專業(yè)與否，一眼可見(jiàn)。

我的建議：不要用隨手寫的格式，而是按這六個(gè)要素逐一填寫：

1. 產(chǎn)品完整描述（含顏色、尺寸、材料）

2. 報(bào)價(jià)條款（如FOB Shenzhen / CIF Hamburg）

3. 付款方式（如T/T 30% 預(yù)付，70% 提單復(fù)印件付清）

4. 交期（如 30 天內(nèi)交貨）

5. 起訂量（如 MOQ 100pcs）

6. 報(bào)價(jià)有效期（如有效期 15 天）

小建議：報(bào)價(jià)單上備注此價(jià)格基于當(dāng)前原材料成本和運(yùn)費(fèi)，15天內(nèi)有效，能提前為波動(dòng)預(yù)設(shè)空間。

二、寄樣環(huán)節(jié)

最開(kāi)始寄樣時(shí)我圖省事，塑料袋一套、樣品一放就寄。客戶回我："你這兩個(gè)型號(hào)我怎么區(qū)分？顏色編號(hào)也沒(méi)有？"

從那之后我開(kāi)始做了一套寄樣流程卡：

1. 每個(gè)樣品都貼上中英文標(biāo)簽，寫明型號(hào)、顏色

2. 包裝用海綿和泡沫塞滿，防止運(yùn)輸途中損壞

3. 使用強(qiáng)度高的紙箱，封口貼專用封條

4. 樣品發(fā)票價(jià)值寫低，如10美金，并寫明：Samples only. No commercial value.

5. 客戶信息完整，包括電話、稅號(hào)、郵箱、收貨人全名等

6. 快遞首選 FedEx 或 UPS，并及時(shí)跟蹤物流

三、合同與形式發(fā)票

有一回，一個(gè)德國(guó)客戶簽完合同后告訴我，他公司采購(gòu)必須按照合同明確裝運(yùn)港和包裝方式。我才知道我用模板寫的Departure Port: China壓根不行，對(duì)方清關(guān)時(shí)會(huì)因這個(gè)被退單。

從那之后：

• 所有合同我都和客戶確認(rèn)細(xì)節(jié)，尤其是起運(yùn)港（寫成Shenzhen or Guangzhou更靈活）

• 包裝形式寫清楚：托盤or非托盤，是否含熏蒸

• 數(shù)量波動(dòng)接受范圍寫明：±5% acceptable

• 所有文件編號(hào)統(tǒng)一（如 LP2025-QT-001），便于核對(duì)

四、預(yù)付款≠實(shí)際收到的錢

曾經(jīng)一個(gè)法國(guó)客戶打了500歐過(guò)來(lái)，實(shí)際到賬卻只有474歐。銀行手續(xù)費(fèi)差異我第一次經(jīng)歷，懵了。問(wèn)客戶，他說(shuō)：銀行那邊說(shuō)扣了26歐手續(xù)費(fèi)。

現(xiàn)在我的做法是：

1. PI上寫清楚："All overseas bank charges are borne by the buyer"

2. 讓客戶提供銀行水單，方便核實(shí)到賬明細(xì)

3. 匯率波動(dòng)預(yù)估費(fèi)用也可以提前加在報(bào)價(jià)中

五、生產(chǎn)確認(rèn)環(huán)節(jié)

有次客戶臨時(shí)要求我們?cè)诿肯洚a(chǎn)品外側(cè)加二維碼標(biāo)簽，但貨已經(jīng)打包裝箱。結(jié)果只能人工開(kāi)箱貼標(biāo)，成本和時(shí)間都損耗巨大。

從此我養(yǎng)成了這個(gè)好習(xí)慣：在排產(chǎn)前，列一張確認(rèn)清單，發(fā)給客戶確認(rèn)：

• 產(chǎn)品標(biāo)簽內(nèi)容、格式

• 外箱嘜頭要求

• 包裝方式：是否需要中性包裝、是否接受中文

六、單證資料準(zhǔn)備環(huán)節(jié)

一次操作阿根廷訂單時(shí)，我讓貨代幫忙做產(chǎn)地證。結(jié)果對(duì)方填了工廠地址但忘了出口公司信息，導(dǎo)致清關(guān)延誤一周，客戶險(xiǎn)些罰款。

之后我的每份單證我都一一過(guò)目，尤其注意這些點(diǎn)：

• Invoice 與 PI 編號(hào)一致

• Packing List 數(shù)據(jù)要略高不略低

• CO 產(chǎn)地證類型、填寫信息必須跟客戶確認(rèn)（FORM A？ 普通CO？）

• 提單草稿自己至少核查三遍（拼寫、港口、毛重凈重、收貨人一致）

七、訂艙→報(bào)關(guān)→出貨

流程如下：

1. 提前7天聯(lián)系貨代，確定船期、運(yùn)價(jià)、截關(guān)時(shí)間

2. 發(fā)貨前確認(rèn)包裝是否合規(guī)，是否需要貼條碼、嘜頭

3. 提供資料：發(fā)票、裝箱單、合同復(fù)印件、出口報(bào)關(guān)委托書等

4. 報(bào)關(guān)行完成申報(bào)，取得報(bào)關(guān)單、核銷單

5. 上船后換正本提單，郵寄給客戶清關(guān)

特別提醒：如果出口到如墨西哥、阿根廷、智利等國(guó)家，一定要確認(rèn)對(duì)方是否具備進(jìn)口資質(zhì)，并按對(duì)方海關(guān)要求提供完整稅號(hào)、海關(guān)編碼、產(chǎn)地證明等信息。

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